Christian Schröder
ist Gründer und Inhaber der Onexma Ltd. & Co. KG.
Wie kleine und mittlere Unternehmen Geld verschenken
In seiner aktuellen Geschäftsreiseanalyse weist der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. für das Jahr 2010 annähernd 155 Millionen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen aus. Für große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sanken die Kosten für diese Reisen im Vergleich zum Vorjahr um 1%. Für kleinere Unternehmen wurde dagegen ein Kostenanstieg um 7% verzeichnet. Gründe für diese Diskrepanz sind vor allem ein professionelleres Travelmanagement und bessere Konditionen für Großkunden.
Ein weiterer wesentlicher Kostenfaktor wird bislang jedoch vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen oft übersehen: Aufwände für die Ermittlung, Abrechnung und Verbuchung von Reisekosten. Konzerne haben diese Abläufe mit Hilfe komplexer IT-Systeme längst automatisiert. In kleineren Unternehmen entstehen dagegen noch immer immense Kosten für die von Mitarbeitern im Außendienst für Dokumentation von Fahrtkosten und Spesen aufgewandte Arbeitszeit, für zeitaufwändige Kleinarbeit in der Buchhaltung bei der Erfassung und Sortierung von Belegen sowie für Steuerberater, die all das geordnet und vollständig für ihre Mandanten verbuchen. Ist das ein nicht zu vermeidender Nachteil für kleinere Unternehmen? Nein. Mittlerweile werden auch für KMU sehr leistungsfähige IT-Lösungen angeboten. Sie vereinfachen und automatisieren die Abrechnung und Verarbeitung von Reisekosten weitgehend und erzielen so erhebliche Einsparungen.
Dabei setzen die Hersteller unterschiedliche Schwerpunkte. Es existieren Lizenzmodelle, bei denen Software lokal auf Servern des Kunden installiert werden muss. Im Betrieb sind dann permanente Updates erforderlich, um beispielsweise Währungskurse in kurzen Abständen zu aktualisieren. Manche legen darüber hinaus die Anwender auf bestimmte Reisevermittler oder Kreditkartenunternehmen fest. Es gibt beispielsweise eine nicht an einzelne Anbieter gebundene, leistungsfähige Reisekostenabrechnung als „Software-as-a-Service“. Auf sie kann jeder Nutzer über das Internet zugreifen, ohne sie auf einem eigenen Server zu installieren. Gerade kleinere Unternehmen können damit ihre Reisekostenabrechnung flexibel, ohne Eingriffe in ihre IT-Systeme, ohne Investition und ohne Wartungs- und Pflegekosten professionalisieren.
