Werner Sikora
ist freiberuflich tätig als beratender Betriebswirt in den Fachgebieten Rechungswesen und Controlling.
Unterjährige Auswertungen - ein Lösungsvorschlag für kleinere Unternehmen
Regelmäßige Ist-Einschätzungen sind unverzichtbar
Wer in der Unternehmensführung tätig ist, wird sich regelmäßig mit der Frage beschäftigen: „Wie ist die gegenwärtige Situation einzuschätzen?“
Jeder Inhaber/Geschäftsführer informiert sich regelmäßig über den Stand der unterjährigen Entwicklung. Dafür dienen verschiedene Kenngrößen, deren bisherige und zu erwartende Entwicklung bewertet wird. Daraus wiederum werden Maßnahmen zur Steuerung des Unternehmens abgeleitet. Je frühzeitiger eine bedrohliche Entwicklung erkannt wird, umso mehr Handlungsspielraum ist gegeben. Weiterhin sind die Informationsbedürfnisse der Partner des Unternehmens (besonders Banken) zu befriedigen.
Bei der Suche nach geeigneten Informationsquellen bietet sich die Finanzbuchhaltung an, da hier bereits viele Sachverhalte verarbeitet sind.
Die Standard-BWA ist nicht ausreichend
In kleineren Unternehmen, wo nicht gerade komplexe Controllingsoftware im Einsatz ist – und auch nicht benötigt wird, bedient man sich gerne der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) aus der laufenden Finanzbuchhaltung.
Muster einer Standard-BWA - Kurzfristige Erfolgsrechnung
Neben obiger Darstellung bietet die BWA noch weitere Auswertungen an. Ein Soll-Ist-Vergleich ist möglich, falls die Planwerte eingebucht sind. Weiterhin werden mehrere Vergangenheitsvergleiche anhand von fortlaufenden Monatswerten und 12-Monatsvergleichen dargestellt und ABC-Analysen für Kreditoren/Debitoren sind möglich. Grafisch wird dies in einfachen Linien- und Balkendiagrammen veranschaulicht.
Diese Auswertungen aus der Standard-BWA reichen jedoch nicht aus, um die Situation des Unternehmens ausreichend zu bewerten, denn:
- sie liefert zwar viele, aber vor allem isolierte Daten
- bei den Ist- und Vergangenheitsauswertungen wird obiges Gliederungssystem im Wesentlichen beibehalten
- somit ist eine Differenzierung nach Geschäftsfeldern/Bereichen/Produktgruppen nicht möglich
- sie zeigt nicht den Deckungsbeitrag
- sie liefert keine Informationen zur Kapazitätsauslastung
- die Vergangenheitsvergleiche sind brauchbar für die Wertung einer Entwicklung, weniger für die aktuelle Unternehmenssteuerung.
Das ist kein Mangel der BWA an sich. Die Standard-BWA bleibt vordergründig ein Informationsdokument aus der Finanzbuchhaltung, dominiert vom Handels- und Steuerrecht.
Zur Unternehmenssteuerung sind Informationen aus der Kostenrechnung unverzichtbar.
Angaben übernehmen, die wichtigen Kenngrößen ermitteln und darstellen
Zur regelmäßigen unterjährigen Unternehmenssteuerung müssen die Angaben aus der monatlichen BWA in andere Auswertungen übernommen und dort weiter verarbeitet werden.
Einerseits müssen diese routinemäßigen Auswertungen zahlenmäßig beschränkt sein und andererseits sollten sie die wichtigen Bereiche abdecken.
Diese Auswertungen sollen ein Gesamtbild der Situation aufzeigen, dass den Blick auf die derzeit wichtigsten Informationen lenkt. Bedeutsam ist dabei das Erkennen der gegenseitigen Wechselbeziehungen - Kapazitäten bewirken Kosten und diese müssen durch die Erträge gedeckt werden. Die finanzielle Situation – die Zahlungsfähigkeit – muss eingeschätzt werden.
Die verbuchten Erträge (Umsatz, Rohertrag) werden mit den Planwerten verglichen. Der Unternehmer/Geschäftsführer kennt seinen in Arbeit befindlichen und kommenden Auftragsbestand und kann so eine Aussage zur Zielerreichung ableiten.
Die Kosten werden in ihre fixen und variablen Bestandteile zerlegt. Dazu sollten in der Finanzbuchhaltung die Sachkonten entsprechend der Kostenspaltung bebucht werden. Ein Konto enthält also nur fixe oder nur variable Sachverhalte. Das ist für kleinere Unternehmen praktikabel und hinreichend genau bezüglich der Anwendung der Teilkostenrechnung.
So erhält man den Deckungsbeitrag. Diese wichtige Größe zeigt das erwirtschaftete Potential zur Deckung der Fixkosten. Steigende oder fallende Umsätze, in der Regel verbunden mit steigenden oder fallenden variablen Kosten, müssen immer den Plandeckungsbeitrag ergeben. Da die Fixkosten gut planbar sind, ist auch der notwendige Deckungsbeitrag gut planbar. Berücksichtigt man unterjährige Verbuchungszeitpunkte von einigen Fixkostenarten (Versicherungen, Beiträge, Zinsen, Fortbildung, Werbung,…) kann der erreichte Deckungsbeitrag unterjährig recht gut eingeschätzt werden. Die laufende Kontrolle der Deckungsbeiträge ist also wichtiger wie die Kontrolle der Fixkosten. Wesentlich erschwert werden Ertragseinschätzungen jedoch, wenn die Bestandsveränderungen unterjährig nicht verbucht werden.
Die Entwicklung der variablen Kosten lässt sich anhand der Verbuchung auf den dafür eingerichteten Konten recht gut verfolgen. Sie werden mit der Kapazitätsentwicklung (produktive Stunden, Laufstunden Maschinen, produzierte Stück, …) abgeglichen und zum unterjährigen Sollwert hin eingeschätzt.
Der Auftragsnachkalkulation gebührt eine hohe Bedeutung. Hier wird eine andere Auswertegröße – der Auftrag – betrachtet. Die Auswertezeiträume sind auftragsbezogen und nicht vordergründig monatsbezogen. Mittels der Nachkalkulation sollen in erster Linie Schlussfolgerungen für die zukünftige Auftragsdurchführung gewonnen werden. Vielfach ausreichend ist hier für Auftragsfertiger eine rohertragsbasierte Nachkalkulation. Mittels der zentralen Kennziffer „Rohertrag/produktive Stunde“ können wichtige Führungsentscheidungen abgeleitet werden.
Das Ganze, wenn möglich und sinnvoll, noch nach Geschäftsfeldern/Bereichen/Produktgruppen aufgeschlüsselt, erhöht die Aussagefähigkeit enorm. Denn gerade hier liegen die Einflussmöglichkeiten, denn der Einfluss auf Branchen und Märkte ist den wenigsten Unternehmen vergönnt.
Die Datenauswertung und die grafische Aufbereitung erfolgt mittels gängiger Tabellenkalkulationen. Diese sind in jedem Unternehmen vorhanden. Ein großer Vorteil besteht darin, dass diese Auswertungen schnell angepasst werden können. Sie laufen sozusagen als ‚Nebensystem’ zur Finanzbuchhaltung.
Einige Praxisbeispiele sollen dies verdeutlichen. Dabei stehen die gezeigten Beispielauswertungen untereinander in keinem Zusammenhang, sie sollen hier die verschiedenen Auswertemöglichkeiten aufzeigen.
Unterjährige Ergebnisdarstellung
Diese Ergebnisübersicht ist deckungsbeitragsorientiert und bezogen auf Geschäftsfelder. Gleichzeitig werden die Ergebnisse für das Gesamtunternehmen gezeigt.
Anstelle der oben dargestellten Standard-BWA wird der unterjährige Ist-Zustand hier anhand wichtiger Kenngrößen wesentlich aussagefähiger abgebildet.
Auswertung Auftragskalkulation
Erkennbar ist der Anteil der einzelnen Produktgruppen am Ergebnis – Rohertrag – und deren unterschiedliche Ertragskraft. Schnell wird deutlich, wo Veränderungen einzuleiten sind. Eine Betrachtung einzelner Aufträge, Kunden oder Auftragsgruppen ist ebenso möglich.
Einzelauswertungen zur „Chefübersicht“ zusammenfassen
So lassen sich mit einfachen Mitteln aussagekräftige und optisch aufbereitete Detailauswertungen zu unterschiedlichen Schwerpunkten erstellen. Diese können im Gespräch mit den verantwortlichen Mitarbeitern (Meister, Bereichsverantwortliche) gut genutzt werden.
Für den Inhaber/Geschäftsführer sollten die wichtigsten Ergebnisse in einer Art „Chefübersicht“ als Monatsauswertung oder auch Quartalsauswertung zusammengefasst werden. Diese ca. 2 Blatt dienen der schnellen und übergreifenden Information zur Unternehmenssituation anhand von selbst gewählten Schwerpunkten.
[Das folgende Praxisbeispiel ist hier verkleinert auf einer Seite dargestellt]
Quartalsübersicht
Fazit
Ein solches oder ähnliches Controllinginstrument kann in jedem Unternehmen schnell eingerichtet werden.
Je nach Belieben kann es entweder eher zahlenorientiert (Tabellen) oder grafisch orientiert (Schaubilder) dargestellt werden.
Die Zusammenhänge werden transparenter dargestellt. Die kritischen Bereiche werden eher erkannt. Je nach Situation können die Auswerteschwerpunkte geändert werden.
Der erreichte Ist-Zustand wird veranschaulicht und Diskussionen werden versachlicht. Die Unternehmensführung kann so entscheidend verbessert werden.
Weiterhin kann der Unternehmer nachweisen, dass er ein aussagefähiges Berichts- und Steuerungsinstrument besitzt, was seiner Ratingeinstufung durch die Kreditinstitute nicht schaden wird.
Werden diese Routineauswertungen regelmäßig durchgeführt, entsteht auch der Freiraum für Akquise, Auftragsdurchführung, Kundenbindung und Zeit für die Mitarbeiter.
