Heike Czalaun
ist Spezialistin für das Thema Finanzcontrolling bei der Zahlwerk GmbH.
Im Herzen Dienstleister - Im Kopf Unternehmer - Ein Praxisbericht
Der studierte Betriebswirt Clemens Mutschler wollte schon immer seine Unternehmenszahlen beherrschen und über die professionelle Aufbereitung seiner Zahlen Bescheid wissen. Er möchte frühzeitig die richtigen Maßnahmen ergreifen können und wissen, wie sich das Unternehmensergebnis in der Liquidität niederschlägt, um gegenüber Banken professionell auftreten zu können.
Im Jahr 2001 lernte Mutschler auf einem Vortrag der Friseurinnung Lindau eine Firma zum Thema „Einfache Instrumente zur Ertragssteigerung und Unternehmenssteuerung – damit unterm Strich mehr übrig bleibt“ kennen. Einfache Exceltabellen hatte Mutschler früher schon, was ihm fehlte war: die Vorschau auf das erwartete Jahresendergebnis, Liquiditätsplan, Tagesumsatztabellen, Dienstleistungskalkulationwerte. „Vom Gefühl her war das Thema genau das, was ich wissen wollte. Früher benötigte ich für die Planung 3 Tage, heute 3 Stunden. Die restliche Zeit verwende ich nun dazu, meine Konzepte richtig auszuarbeiten. Ich plane ebenfalls Details wie Werbung, Schulung, Instandhaltung, Investitionen und natürlich die Tagesumsatzwerte. Früher war ich mit dieser Arbeit im Februar fertig. Das ist einfach viel zu spät. Die Konzepte müssen bereits im alten Jahr stehen! Ohne deren Programm wäre ich nicht an dem Punkt, an dem ich heute stehe. Die Bank würde nicht innerhalb von 3 Tagen reagieren, wenn ich einen Kredit für einen anstehenden Grundstückskauf anfrage. Die Bank erhält meine Planungen regelmäßig. Somit ist die einzige negative Zahl im Rating „Basel II“ die Tatsache, dass ich aus der Friseurbranche komme. Auswirkung hieraus ist, dass ich ohne Schwierigkeiten zwischen 1% und 1,5% Zinskosten spare“. Für die Installation und Einarbeitung nahm die Firma den Unternehmer an die Hand. Im Anschluss daran arbeitet Benjamin Mutschler die Aktualisierung der Zahlen in 20 Minuten per Monat ein. Die aktuellen Zahlen werden sofort an die Bank weitergeleitet.
„Wir Friseure hören uns dauernd Vorträge an und tun dann nichts. Wir sind Idealisten und müssen lernen in Zielen zu denken, zu planen und zu kalkulieren, um nicht in Schönheit zu sterben! Meist kommen die Betriebe aber erst dazu, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Man erkennt die Betriebe sofort, die betriebswirtschaftlich etwas tun. Kleine Betriebe müssen ebenso wie größere Betriebe frühzeitig wissen, wo sie am Jahresende stehen, wie sich der Bankbestand bis zum Jahresende entwickelt, wann Investitionen getätigt werden müssen oder mit welcher Dienstleistung Geld verdient wird. Meine Zahlen waren gut, ich hatte mich aber immer öfter gefragt, ob wir auch wirklich das Richtige tun und begonnen, meine Dienstleistungen zu kalkulieren. So erkannte ich, dass wir z.B. mit der Dauerwelle keinen Deckungsbeitrag erwirtschaften. Das heißt nun entweder teurer werden, was wir nicht wollen, da wir bereits an der oberen Kante liegen, effektiver werden, was wir auch nicht wollen, da wir unsere Kunden verwöhnen wollen und evtl. die Qualität darunter leiden könnte. Wir haben uns entschieden, weniger Wert auf diese Dienstleistung zu legen. Ebenso haben wir früher Werbewochen für Augenbrauen und Wimpern färben gemacht, dies würde ich heute nie wieder tun!“
Der Betriebsinhaber hat seit dem Start der Kalkulation bereits eine Reihe an Verbesserungen erreicht, es wurden speziell zugeschnittene Zusatzmodule erarbeitet und programmiert, wodurch dieses individuelle Programm für die Friseurbranche entstanden ist.
- Er durchschaut seinen Betrieb besser, erkennt Ungereimtheiten und hinterfragt diese, entdeckt Schrauben, an denen man drehen und Maßnahmen einleiten kann
- Er reagiert durch die Sicht auf das Jahresendergebnis bereits im Vorfeld auf Umsatzrückgänge oder das größere Sommerloch mit konsequenter Personalplanung, vermeidet „Überlappungen“ und nimmt eher eine Lücke oder eine schwache Besetzung in Kauf, damit die Umsatzlöcher nicht schmerzen
- Er beobachtet seine Kosten konsequenter als zuvor und spart dadurch
- Er steuert seine Liquidität, indem er die Steuervorauszahlungen richtig entrichtet, diese bei Umsatzrückgang und erwartetem geringeren Ergebnis reduziert und somit kein Zahlungsloch entstehen lässt oder für Steuerzahlungen aufgrund guter Ergebnisse frühzeitig einen Puffer bildet
- Er kann künftig schwankende Geldüberhänge durch geeignete kurzfristige Geldanlagen steuern und zusätzlich Geld verdienen und muss sich nicht mehr ärgern oder unpassend Investitionen tätigen
- Er plant seine Investitionen nicht nach momentan vorhandenem Geld auf dem Konto , sondern vorausschauend nach Geldern bis zum Jahresende
- Er erkennt seine Ausreißer frühzeitig – Zeit ist Geld! „Verlässliche Zahlen sind ein unschlagbares Argument! Zu gute Zahlen sind der einzige Grund von meiner Planung abzuweichen für eine gute Investition, die ich in diesem Jahr aufgrund steuerlicher Gründe noch anpacken will. Ansonsten kann ich bereits das 5. Jahr in Folge genau vorhersagen, welchen Kontostand ich bis Ende des Jahres auf meinem Konto haben werde.“
Weil die finanzielle Situation – nicht nur in Lindau – für viele Friseure immer schwieriger wird, und deshalb die Banken immer häufiger bei Kreditanfragen im Vorfeld vergleichbare Zahlen auch von Handwerksbetrieben fordern, hat der Betriebsinhaber das Programm bereits seinen Erfa-Teilnehmern empfohlen. Herr Mutschler wird seinen Kollegen künftig in den Bereichen Unternehmenssteuerung und Mitarbeiterentlohnungssysteme beratend zur Seite stehen. „Die konzeptlose Mitte ist tot, Betriebe ohne Profil werden leiden. Das Programm ist vom Kosten/Nutzen-Verhältnis das Beste, was ich kenne, ist einfach zu bedienen und bringt bereits im ersten Jahr Erfolg“. Greifen Sie an!
