Zugriffsrecht des Finanzamts auch auf E-Mails

Fachbericht Zugriffsrecht des Finanzamts auch auf E-Mails

CDs und Disketten statt Aktenordner und Berge von Papier – denn auch bei den Finanzämtern ist das elektronische Zeitalter angebrochen. Immer mehr Betriebsprüfer nutzen die vom Gesetzgeber eingeräumten Möglichkeiten einer digitalen Prüfung. So kann ein Prüfer beispielsweise Daten direkt auf seinem Laptop abspeichern und mit seiner speziellen Prüfsoftware auswerten. Doch welche Daten müssen aufbewahrt werden und welche Daten darf das Finanzamt prüfen?

Auch E-Mails müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden

Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten archivieren und bei einer Betriebsprüfung in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Dies betrifft sowohl selbst erstellte Dateien als auch Daten, die elektronisch empfangen wurden. Dazu gehören zum Beispiel die Daten der Lohn- und Finanzbuchhaltung, Daten der elektronischen Registrierkassen sowie elektronisch erstellte oder empfangene Rechnungen, Aufträge, Kalkulationen. Und auch elektronische Post muss aufbewahrt werden. Denn auch E-Mails mit Angeboten, Preisvereinbarungen oder Vertragsgestaltungen können steuerliche Informationen enthalten.

Strikte Trennung von betrieblichen und privaten E-Mails ist sinnvoll

Betriebsgeheimnisse müssen jedoch nicht offenbart werden und auch keine privaten E-Mails. Daher sollten betriebliche E-Mails, die sich zum Beispeil nur auf interne Personalangelegenheiten beziehen oder sensible Daten aus Forschung- und Entwicklung enthalten sowie private E-Mails immer gesondert abgespeichert werden. Nur eine strikte Trennung von steuerlich relevanten E-Mails und anderem betrieblichen oder privaten Postverkehr kann davor schützen, dass den Finanzbehörden mehr Informationen preisgegeben werden als erforderlich.

Versehentlich überlassene Daten dürfen verwertet werden

Wer seine elektronische Post nicht sortiert, muss damit rechnen, dass das Finanzamt auf alle in ihnen enthaltenen Informationen zurückgreift. Dann spielt es auch keine Rolle mehr, ob aus den Daten, die der Prüfer eigentlich angefordert hatte, bereits Rückschlüsse auf sensible oder schutzwürdige Informationen möglich gewesen wären. Selbst für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.

Verzögerungstaktik kann teuer werden

Daher sollten die elektronischen Datenbestände regelmäßig sortiert, geordnet und archiviert werden. Nur so ist es möglich, alle Unterlagen und Dateien auch termingerecht bereitzustellen, wenn sich eine Betriebsprüfung ankündigt. Denn Vorsicht, wer nachlässig ist, dem drohen empfindliche finanzielle Konsequenzen. Wer die angeforderten Daten nicht rechtzeitig bereitstellt, muss bereits mit einem „Verzögerungsgeld“ von mindestens 2.500 EUR rechnen. Und wer angeforderte Daten gar nicht vorlegt, kann mit einem Zwangsgeld von bis zu 25.000 EUR bestraft werden.

Artikel weiterempfehlen»

Kommentare

Kommentar schreiben