Zehn Tipps zur Erschließung von internen Liquiditätsreserven

Liquiditätsreserven

Angesichts von Einbrüchen bei Umsätzen und Auftragseingängen sowie der zunehmend zögerlichen Kreditvergabe von Banken befinden sich viele Unternehmen aktuell in der Liquiditätsklemme. Ein Instrument zur Erschließung zusätzlicher Liquiditätsreserven besteht in der Reduzierung des Working Capitals, das heißt im Abbau von Lagerbeständen und Außenständen und im Aufbau von zusätzlichen Lieferantenkrediten (siehe auch den Fachbeitrag "Sechs Schritte zur Optimierung des Working Capitals".

Auf Basis unserer Beratungserfahrung verbergen sich im Working Capital gerade bei mittelständischen Unternehmen noch erhebliche Liquiditätsreserven. Nachfolgend erläutern wir Ihnen zehn zumeist einfach umzusetzende Tipps & Tricks, wie sie neue Liquidität durch Abbau von Außenständen und Lagerbeständen realisieren können.

1. Tipp: Drum prüfe, wer sich bindet

Prüfen Sie insbesondere vorab die Bonität Ihres Kunden - insbesondere bei Neukunden und Großaufträgen. Denn nichts ist ärgerlicher als ein Zahlungsausfall, der ein Unternehmen dann schnell in die Insolvenz treiben kann. Wenn Sie nicht mit einer Kreditversicherung oder einer Auskunftei zusammenarbeiten, dann sprechen Sie doch zumindest bei größeren Aufträgen Ihren Kunden einfach direkt an. Mit dieser Frage werden Sie einen "guten" Kunden sicherlich nicht vergraulen, wie es gerne auch von Vertriebsleuten kolportiert wird - im Gegenteil: Reagiert Ihr Kunde augenscheinlich irritiert, sollte das für Sie ein Warnsignal sein.

2. Tipp: Mahnungen sind nichts Anrüchiges

Viele Unternehmer sträuben sich davor, Ihre säumigen Kunden zu mahnen. Als populäre Erklärung hören wir häufig, dass man als Gläubiger nicht den Eindruck erwecken möchte, das Geld dringend zu brauchen, weil man selbst in Zahlungsschwierigkeiten steckt. Sie sollten aber vielmehr das Prinzip verinnerlichen, dass Sie ihre bestmögliche Leistung bieten und im Gegenzug daher auch eine vertragsgemäße, vor allem pünktliche Zahlung erwarten dürfen. Nicht mehr und nicht weniger. Und bei neuen Kunden sollten Sie das am besten schon im Akquisitionsgespräch zur Sprache bringen.

3. Tipp: Die Legende von den drei Mahnungen

Unverrückbar verankert in den Köpfen vieler Unternehmer ist der Irrglaube, erst nach der dritten Mahnung einen Inkassoprozess oder ein Mahnbescheid in Gang gesetzt in Gang setzen zu dürfen. Und da es oft an geregelten Mahnprozessen im Unternehmen fehlt, vergehen so oft Monate, bevor überhaupt damit begonnen wird, Außenstände einzutreiben.

Vielmehr ist es nämlich so, dass Sie theoretisch sofort nach Fälligkeit "in Vollzug" gehen können, wenn Ihre Rechnung alle rechtlich erforderlichen Bestandteile inklusive eines nach dem Kalender benannten Fälligkeitstages aufweist. Und wenn Sie der Auffassung sind, dass Sie Ihre Beziehung zu einem vermeintlich guten Kunden mit einer Mahnung gefährden, dann rufen Sie ihn spätestens 1 Woche nach Fälligkeit an und klären sie im persönlichen Gespräch, wann denn mit Zahlung zu rechnen ist.

4. Tipp: Kein neues Zahlungsziel bei korrigierter Rechnung

Viele Unternehmen, insbesondere im Bereich der großen Handelsketten, beschäftigen Heerscharen von eigenen Mitarbeitern, um nach formalen Fehlern in Lieferantenrechnungen suchen zu lassen. Die Motivation hierfür ist offensichtlich: Kurz vor Fälligkeit der Rechnung wird der Lieferant angeschrieben und um eine neue, korrigierte Rechnung gebeten. Das verzögert natürlich den Zahlungsprozess ganz im Sinne des Bestellers. Und besonders freut sich der Einkäufer, wenn im Rahmen der Rechnungskorrektur ein neues Zahlungsziel auf der Rechnung steht - zum Beispiel wieder 30 Tage ab (dann korrigiertem) Rechnungsdatum. Fakt ist aber: Ein Fehler in der Rechnung verändert nicht die grundsätzliche Fälligkeit der Zahlung - die bleibt beim Alten.

In diesem Zusammenhang: Nehmen Sie sich einmal die Zeit für die Prüfung Ihrer Rechnungen auf formale Fehler. Eine Checkliste hierzu liefert Ihnen ein guter Berater oder auch die örtliche IHK.

5. Tipp: Was Du heute kannst besorgen

Stellen Sie sicher, dass Rechnungen sofort, also noch am selben Tag nach Abschluss der Lieferung oder Dienstleistung geschrieben und versendet werden. Und zwar ohne Ausnahme! Denn ohne Rechnung kein Geld. Und wenn es zu Ihrem Geschäft passt: Bringen Sie dem Kunden, zum Beispiel im Rahmen einer Projektabnahme, die Rechnung doch gleich persönlich mit. Das hat nichts Anrüchiges und bremst darüber hinaus die beliebteste Ausrede aus, die professionelle "Zahlungsverweigerer" gerne vorbringen: Nämlich jene, dass die Rechnung beim Postversand "wohl irgendwie verloren gegangen sein müsse".

6. Tipp Keine unnötige Großzügigkeit bei Zahlungszielen

Generell sollten Sie - gerade bei Neukunden - mit einem Standard-Zahlungsziel von "sofort fällig" ins Rennen gehen. Die gängige Unternehmenspraxis sieht leider anders aus. Ohne Not wird dem Kunden zum Beispiel ein Zahlungsziel von 30 Tagen angeboten, ohne dass vorab überhaupt darüber verhandelt wurde. Ob Sie die "Null Tage" dann auch durchsetzen können, steht natürlich auf einem anderen Blatt. Entscheidend ist, mit welcher Position Sie die Verhandlungen beginnen ? und wenn Sie vorsichtig starten, kommen Sie am Ende der Verhandlungen vielleicht mit "10 Tagen nach Rechnungsdatum" ins Ziel.

7. Tipp: Vorsicht bei Mengenrabatten

(Zu) hohe Lagerbestände werden oftmals dadurch verursacht, dass Einkäufer über den konkret absehbaren Bedarf hinaus Mengen für noch nicht eingegangene Aufträge bestellen und auf Lager legen. Die Motivation liegt natürlich darin begründet, über größere Bestellmengen und den damit verbundenen Rabatt die Einkaufskosten zu reduzieren. Falls Sie über üppige Liquidität verfügen, ist das in der Tat eine nachvollziehbare Strategie. Wenn Ihre Liquiditätssituation aber eher angespannt ist, gilt immer: Liquidität vor Rentabilität. Verzichten Sie also lieber auf das eine oder andere Prozent Rabatt und stellen im Gegenzug sicher, dass die beschafften Waren auch kurzfristig verkauft werden können.

8. Tipp: Renner und Penner identifizieren

Sicherlich kennen Sie die bekannte "80-20-Regel", nach der 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Arbeitseinsatzes erzielt werden. Diese auch als "Pareto-Regel" bekannte Weisheit lässt sich unserer Erfahrung auch auf die Materialwirtschaft übertragen. Danach werden 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Artikel (den "Rennern") generiert werden. Im Umkehrschluss bedeutet das, die 80 Prozent nur schleppend verkauften Artikel (die "Penner") durch eine Lagerbewegungsanalyse zu identifizieren und dann die entsprechenden Maßnahmen zu treffen. Diese können zum Beispiel darin bestehen, die Entwicklungsabteilung zu motivieren, mehr Gleichteile zu verwenden. Oder vertriebsseitig bestimmte Artikel aus dem Programm zu nehmen.

9. Tipp: Vertriebsforecast mit dem Einkauf verzahnen

Vielleicht haben Sie ja in Ihrem Unternehmen schon ein Vertriebsforecast-System eingeführt, dass Ihnen Auskunft darüber gibt, an welchen Kunden und Projekten Ihr Vertrieb an der "Akquisitionsfront" derzeit arbeitet. Stellen Sie diese Daten über angebotene Artikel, Bauteile und die dazugehörigen potenziellen Liefertermine ihrem Einkauf und Ihrer Fertigung jeweils aktuell zur Verfügung. Dann erhalten diese Mitarbeiter ein wesentlich besseres Gefühl über die zukünftige Nachfrage, selbst wenn der Forecast immer noch mit Unsicherheit behaftet ist. Aber eine unsichere Information über zukünftige Lieferungen ist immer noch besser als gar keine.

10. Tipp: Konsignationslager nutzen

Wenn Sie einen bestimmten Artikel bestellen, bedeutet das noch lange nicht, dass sie ihn auch auf Ihr Lager nehmen müssen. Ein mittlerweile häufig anzutreffendes Instrument zur Reduzierung von Lagerbeständen ist die Einrichtung von Konsignationslägern. Als Konsignationslager wird ein Warenlager eines Lieferanten bezeichnet, welches sich im Zugriff des Kunden (des Abnehmers) befindet. Die Ware verbleibt allerdings solange im Eigentum des Lieferanten, bis der Kunde sie aus dem Lager physisch entnimmt. Erst zum Zeitpunkt der Entnahme findet eine Lieferung als Grundlage der Rechnungsstellung statt. Der Lagerbestand wird dadurch reduziert, dass die Rechnungsstellung erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Bedarfs und nicht zum Zeitpunkt der Lieferung erfolgt. In Abhängigkeit Ihrer Verhandlungsposition wird sich der Lieferant das Konsignationslager zum Beispiel in Form von anteiligen Vorfinanzierungskosten vergüten lassen. Durch geschickte Verhandlungen können Sie hier aber ihr Working Capital zumindest teilweise auf Ihren Lieferanten abwälzen.

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