Unterjährige Auswertungen - ein Lösungsvorschlag für kleinere Unternehmen

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Regelmäßige Ist-Einschätzungen sind unverzichtbar

Wer in der Unternehmensführung tätig ist, wird sich regelmäßig mit der Frage beschäftigen: „Wie ist die gegenwärtige Situation einzuschätzen?“
Jeder Inhaber/Geschäftsführer informiert sich regelmäßig über den Stand der unterjährigen Ent­wicklung. Dafür dienen verschiedene Kenngrößen, deren bisherige und zu erwartende Ent­wicklung bewertet wird. Daraus wiederum werden Maßnahmen zur Steuerung des Unter­neh­mens abgeleitet. Je frühzeitiger eine bedrohliche Entwicklung erkannt wird, umso mehr Hand­lungsspielraum ist gegeben. Weiterhin sind die Informationsbedürfnisse der Partner des Unternehmens (besonders Banken) zu befriedigen.

Bei der Suche nach geeigneten Informationsquellen bietet sich die Finanz­buch­hal­tung an, da hier bereits viele Sachverhalte verarbeitet sind.

Die Standard-BWA ist nicht ausreichend

In kleineren Unternehmen, wo nicht gerade komplexe Controllingsoftware im Einsatz ist – und auch nicht benötigt wird, bedient man sich gerne der Betriebswirtschaftlichen Auswer­tung (BWA) aus der laufenden Finanzbuchhaltung.

Muster einer Standard-BWA - Kurzfristige Erfolgsrechnung

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Neben obiger Darstellung bietet die BWA noch weitere Auswertungen an. Ein Soll-Ist-Ver­gleich ist möglich, falls die Planwerte eingebucht sind. Weiterhin werden mehrere Ver­gan­genheits­vergleiche anhand von fortlaufenden Monatswerten und 12-Monatsver­gleichen dar­gestellt und ABC-Analysen für Kredi­toren/Debitoren sind möglich. Grafisch wird dies in ein­fachen Linien- und Balken­diagrammen veranschaulicht.

Diese Auswertungen aus der Standard-BWA reichen jedoch nicht aus, um die Si­tuation des Unternehmens aus­rei­chend zu bewerten, denn:

  • sie liefert zwar viele, aber vor allem isolierte Daten
  • bei den Ist- und Vergangenheitsauswertungen wird obiges Gliederungssystem im We­sentlichen beibe­halten
  • somit ist eine Differenzierung nach Geschäftsfeldern/Bereichen/Produktgruppen nicht möglich
  • sie zeigt nicht den Deckungsbeitrag
  • sie liefert keine Informationen zur Kapazitätsauslastung
  • die Vergangenheitsvergleiche sind brauchbar für die Wertung einer Entwicklung, weni­ger für die aktuelle Unternehmenssteuerung.

Das ist kein Mangel der BWA an sich. Die Standard-BWA bleibt vordergründig ein Infor­mationsdokument aus der Finanzbuchhaltung, dominiert vom Handels- und Steuer­recht.

Zur Unternehmenssteuerung sind Informationen aus der Kostenrechnung unverzichtbar.

Angaben übernehmen, die wichtigen Kenngrößen ermitteln und darstellen

Zur regelmäßigen unterjährigen Unternehmenssteuerung müssen die Angaben aus der monat­lichen BWA in andere Auswertungen übernommen und dort weiter verarbeitet werden.

Einerseits müssen diese routinemäßigen Auswertungen zahlenmäßig beschränkt sein und an­dererseits sollten sie die wichtigen Bereiche abdecken.

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Diese Auswertungen sollen ein Gesamtbild der Situation aufzeigen, dass den Blick auf die der­zeit wichtigsten Informationen lenkt. Bedeutsam ist dabei das Er­kennen der gegenseitigen Wechselbeziehungen - Kapazitäten bewirken Kosten und diese müssen durch die Erträge ge­deckt werden. Die finanzielle Situation – die Zahlungsfähigkeit – muss eingeschätzt werden.

Die verbuchten Erträge (Umsatz, Rohertrag) werden mit den Planwerten verglichen. Der Un­ternehmer/Geschäftsführer kennt seinen in Arbeit befindlichen und kommenden Auftragsbe­stand und kann so eine Aussage zur Zielerreichung ableiten.

Die Kosten werden in ihre fixen und variablen Bestandteile zerlegt. Dazu sollten in der Fi­nanzbuchhaltung die Sachkonten entsprechend der Kostenspaltung bebucht werden. Ein Konto enthält also nur fixe oder nur variable Sachverhalte. Das ist für klei­nere Unternehmen praktikabel und hinreichend genau bezüglich der Anwendung der Teil­kostenrechnung.
So erhält man den Deckungsbeitrag. Diese wichtige Größe zeigt das er­wirtschaftete Potential zur Deckung der Fixkosten. Steigende oder fallende Umsätze, in der Regel verbunden mit steigenden oder fallen­den variablen Kosten, müssen immer den Plande­ckungsbeitrag ergeben. Da die Fixkosten gut planbar sind, ist auch der notwendige De­ckungsbeitrag gut planbar. Be­rücksichtigt man unterjährige Verbuchungszeitpunkte von eini­gen Fixkostenarten (Versi­che­rungen, Beiträge, Zinsen, Fortbildung, Werbung,…) kann der erreichte Deckungsbeitrag un­terjährig recht gut eingeschätzt werden. Die laufende Kontrolle der Deckungsbeiträge ist also wichtiger wie die Kontrolle der Fix­kosten. Wesentlich er­schwert werden Ertragsein­schätzun­gen jedoch, wenn die Bestandsver­änderungen unterjährig nicht verbucht werden.

Die Entwicklung der variablen Kosten lässt sich anhand der Verbuchung auf den dafür einge­richteten Konten recht gut verfolgen. Sie werden mit der Kapazitätsentwicklung (produktive Stunden, Laufstunden Maschinen, produzierte Stück, …) abgeglichen und zum unterjährigen Sollwert hin eingeschätzt.

Der Auftragsnachkalkulation gebührt eine hohe Bedeutung. Hier wird eine andere Auswerte­größe – der Auftrag – betrachtet. Die Auswertezeiträume sind auf­tragsbezogen und nicht vor­dergründig monatsbezogen. Mittels der Nachkalkulation sollen in erster Linie Schlussfolge­rungen für die zukünftige Auftragsdurchführung gewonnen werden. Vielfach ausreichend ist hier für Auftragsfertiger eine rohertragsbasierte Nachkalkulation. Mittels der zentralen Kenn­ziffer „Rohertrag/produktive Stunde“ können wichtige Führungsentscheidungen abgeleitet werden.

Das Ganze, wenn möglich und sinnvoll, noch nach Geschäftsfeldern/Bereichen/Produkt­grup­pen aufgeschlüsselt, erhöht die Aussagefähigkeit enorm. Denn gerade hier liegen die Ein­flussmöglichkeiten, denn der Einfluss auf Branchen und Märkte ist den wenigsten Unterneh­men vergönnt.

Die Datenauswertung und die grafische Aufbereitung erfolgt mittels gängiger Tabellenkalku­la­tionen. Diese sind in jedem Unternehmen vorhanden. Ein großer Vorteil besteht darin, dass diese Auswertungen schnell angepasst werden können. Sie laufen sozu­sagen als ‚Nebensys­tem’ zur Finanzbuchhaltung.

Einige Praxisbeispiele sollen dies verdeutlichen. Dabei stehen die gezeigten Beispielauswertungen untereinander in keinem Zusammenhang, sie sollen hier die verschiedenen Auswertemöglichkeiten aufzeigen.

Unterjährige Ergebnisdarstellung

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Diese Ergebnisübersicht ist deckungsbeitragsorientiert und bezogen auf Geschäftsfelder. Gleichzeitig werden die Ergebnisse für das Gesamtunternehmen gezeigt.

Anstelle der oben dargestellten Standard-BWA wird der unterjährige Ist-Zustand hier anhand wichtiger Kenngrößen wesent­lich aussagefähiger abgebildet.

Auswertung Auftragskalkulation

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Erkennbar ist der Anteil der einzelnen Produktgruppen am Ergebnis – Rohertrag – und deren unterschiedliche Ertragskraft. Schnell wird deutlich, wo Veränderungen einzuleiten sind. Eine Betrachtung einzelner Aufträge, Kunden oder Auftrags­grup­pen ist ebenso möglich.

Einzelauswertungen zur „Chefübersicht“ zusammenfassen

So lassen sich mit einfachen Mitteln aussagekräftige und optisch aufbereitete Detail­auswer­tun­gen zu unterschiedlichen Schwerpunkten erstellen. Diese können im Gespräch mit den ver­antwortli­chen Mitarbeitern (Meister, Bereichsverantwortliche) gut genutzt werden.

Für den Inhaber/Geschäftsführer sollten die wichtigsten Ergebnisse in einer Art „Chefüber­sicht“ als Monatsauswertung oder auch Quartalsauswertung zusammengefasst werden. Diese ca. 2 Blatt dienen der schnellen und übergreifenden Information zur Unternehmenssituation anhand von selbst gewählten Schwerpunkten.
[Das folgende Praxisbeispiel ist hier verkleinert auf einer Seite dargestellt]

Quartalsübersicht

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Fazit

Ein solches oder ähnliches Controllinginstrument kann in jedem Unternehmen schnell einge­richtet werden.
Je nach Belieben kann es entweder eher zahlenorientiert (Tabellen) oder gra­fisch orientiert (Schaubilder) dargestellt werden.

Die Zusammenhänge werden transparenter dargestellt. Die kritischen Bereiche werden eher erkannt. Je nach Situation können die Auswerteschwerpunkte geändert werden.
Der erreichte Ist-Zustand wird veranschaulicht und Diskussionen werden versachlicht. Die Unternehmensführung kann so entscheidend verbessert werden.

Weiterhin kann der Unternehmer nachweisen, dass er ein aussagefähiges Berichts- und Steue­rungsinstrument besitzt, was seiner Ratingeinstufung durch die Kreditin­stitute nicht schaden wird.

Werden diese Routineauswertungen regelmäßig durchgeführt, entsteht auch der Freiraum für  Akquise, Auftragsdurchführung, Kundenbindung und Zeit für die Mitarbeiter.

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