Rechtzeitige Vorbereitung auf zu erwartende schwächere Auftragslage in 2012

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Vor gut einem Jahr haben wir uns mit Ihnen und für Sie über wieder anziehende industrielle Umsätze und bessere Margen gefreut. Anfang des Jahres war die Wirtschaftskrise in Deutschland trotz nicht veränderter finanzieller Rahmenbedingungen in Europa und den USA allgemein überwunden und das Vorkrisenniveau von 2007/ 2008 wieder erreicht.

Die negative Ratingentwicklung für einige Länder, inklusive USA, die umstrittenen Interventionen der EZB in Zusammenhang mit dem Ankauf von Staatsanleihen aus Südeuropa zur Verbesserung bzw. Verbilligung der dortigen Refinanzierungsmöglichkeiten sowie die "Arabellion" haben für sehr viel Unruhe bei Investoren gesorgt. Die Folgen sind eindrucksvoll in den derzeitigen Aktien-Indizes abzulesen. Da wir gelernt haben, Vermögensdiversifizierung zu betreiben, sind wir hiervon auch alle privat entweder bei der Entwicklung unserer Depots oder der Verzinsung unserer LV-Policen betroffen...

Durch Verbesserung der Planungspraxis (Vertrieb, Produktentwicklung, Einkauf und Liquiditätsmanager) können mittels einer RAMP (Rollierende Absatzmengenplanung) die bestehenden Markt-Unsicherheiten für das industrielle Tagesgeschäft wirkungsvoll beeinflußt werden. Dazu werden regelmäßige integrierte Szenario-Rechnungen, nicht nur durch den Kaufmann des Unternehmens verwaltend abgebildet, sondern ganzheitlich über die gesamte zweite und dritte Führungsebene als Entscheidungsgrundlage praktiziert, notwendig.

Neben den klassischen Instrumenten der Liquiditätsgenerierung (strenges Forderungsmanagement, KK-Kreditlinien, Factoring, á forfait-Transaktionen, oder bei größerem Bedarf auch die Aufnahme von Mezzanine-Mitteln) ist ein professionelles Bestandsmanagement unerlässlich.

Es ist wesentlich mühseliger als ein strenges Forderungsmanagement, da es den Zwang mit sich bringt, die Bestandsverursacher ständig sensibil zu halten und die Unternehmensprozesse regelmäßig ganzheitlich zu adjustieren, gegebenenfalls auch die IT-Landschaft zu überdenken.

Eine professionelle Materialwirtschaft sorgt dafür, dass die Bestände je nach Branche in etwa das 1,5fache eines durchschnittlichen Monatsumsatzes nicht überschreiten und steigert somit auch die Rendite (€ 1 Mio Überbestände kosten Sie p.a. ca. 20%!).

Den Bestand optimal zu steuern beinhaltet, die Lagerhaltung als integralen Bestandteil des Betriebsablaufes zu verstehen, mit den übrigen Bereichen des Betriebes z.B. mittels einer RAMP bestmöglich zu verzahnen und die Mitarbeiter für die Bedeutung einer guten Materialwirtschaft bzw. die wirtschaftlichen Zusammenhänge zu sensibilisieren.

Fallbeispiel

Bei einem Mandanten im Bereich Maschinenbau wird ein Projekt zur Bestandsoptimierung durchgeführt. Das Unternehmen befindet sich seit vielen Generationen im Familienbesitz und verfügt über eine Fertigung im industriellen Maßstab. Die Auftragslage ist derzeit sehr gut, die Aufträge kommen jedoch wieder langsamer.

Der Inhaber möchte in den nächsten zwei Jahren die noch bestehende große Abhängigkeit von externen Finanziers weiter reduzieren, und erwartetes mäßiges Wachstum oder evtl. auch Einbrüche in manchen Geschäftsbereichen möglichst geräuschlos auffangen können.

Zu Beginn eines zweiten Projektes (das erste Projekt war vor ca. 5 Jahren) Bestandsoptimierung wurde eine Bestandsanalyse durchgeführt. Daraus ergab sich nach erfolgter Abarbeitung eigener Maßnahmen des Unternehmens noch ein Verbesserungspotential von rund 15 % auf der Zeitschiene 1 Jahr. Gemeinsam mit Geschäftsleitung, Vertrieb und Mitarbeitern der Projektgruppe Bestandsoptimierung wurden die Soll-Bestände ermittelt. Im Ergebnis kann durch Bestandsabbau eine Reduzierung der durchschnittlichen Kapitalbindung von nochmals bis zu € 3 Mio erzielt werden!

In der Analyse zeigten sich auch die Ursachen für den überdimensionierten Lagerbestand. Es fehlte nach Personaleinsparungsmaßnahmen in den Jahren 2008/2009 u. a. an einer klar geregelten übergeordneten Zuständigkeit für die Bestände und an regelmäßigen Analysen. Zudem fehlte es an einer zuverlässigen Absatzplanung. Einige Aufträge waren auch in die Produktion (die Produktionsleitung zog sich Auslastung) eingelastet worden, ohne das die vereinbarten Zahlungsbedingungen erfüllt waren (Akkreditive nicht eröffnet, etc.). Der Bereich Einkauf, dessen Mitverantwortung für den Bestandsaufbau nicht zu unterschätzen ist, wurde zudem nicht ausreichend geführt und personell während der Krise ausgedünnt.

Anhand dieser Problemkreise lässt sich bereits erkennen, dass das Thema Bestandsoptimierung nicht isoliert betrachtet werden kann, sondern ganzheitlich angegangen werden muss, um auch nachhaltig ergebniswirksame Resultate zu erzielen.

Gemeinsam mit der Projektgruppe wurde ein Maßnahmenkatalog erarbeitet. Zunächst galt es, die Bestandsverantwortung klar festzulegen bzw. abzugrenzen. In Zusammenarbeit mit der Disposition waren Dispositionsparameter wie z. B. Eindeckungszeit und Sicherheitsbestand zu überarbeiten. Für die verschiedenen Teilbereiche sollten Zielbestände ermittelt und der Abbau der Bestände auf Soll-Niveau mit Hilfe eines Abbauplans eingeleitet werden, und zwar unter Beibehaltung der gewohnten Lieferzuverlässigkeit. Als ständige Aufgabe des Bestandsmanagements muß eine monatliche Analyse mit Ermittlung der Ursachen für aufgetretene Soll-Ist-Abweichungen und Einleitung von Korrekturmaßnahmen erfolgen. Desgleichen sollte quartalsweise in Zusammenarbeit mit Produktion und Vertrieb eine Gängigkeits-Analyse stattfinden, um Verwendungsvorschläge und wirtschaftliche Abbaumaßnahmen zu erarbeiten.

Im Projekt Bestandsmanagement wurden die Professionalisierungs-Maßnahmen innerhalb von sechs Monaten weitgehend umgesetzt. Der Bestandsabbau ist eingeleitet, Einsparungen von über 20 % sind teilweise bereits erreicht.

Mit den im Unternehmen vorhandenen Instrumenten und der erfolgten Professionalisierung kann die Reduzierung bis zum Erreichen der Soll-Marke vorangetrieben werden. Allerdings muß von Unternehmensseite konsequent weitergearbeitet werden, um die bisher erreichte Professionalisierung nicht zu gefährden.

Fazit

Bestandsoptimierung ist für jedes Unternehmen lohnend. So können Liquiditätsreserven, die dem Unternehmen gerade in diesen Zeiten von den Banken ein Stück weit Unabhängigkeit verschaffen, geschöpft werden. Weil die Rahmenbedingungen der Banken selbst gut am Markt eingeführten Unternehmen die Weiterentwicklung erschweren, ist die Hebung der internen Potentiale im eigenen Haus ein muß für jeden vorausschauend planenden Unternehmer.

Hat man zudem, wie im vorliegenden Fall, mittelfristig anspruchsvolle Wachstumsziele trotz der branchenüblichen Schwankungen vor Augen, ist eine professionelle Materialwirtschaft unerlässlich. Nur allzu leicht verführen starke Umsatzveränderungen zu einem überproportional hohen Bestandsaufbau.

Auch bei vermeintlich optimalen Beständen lohnt sich eine externe Analyse.

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