Prozessmanagement: Wachstum erfordert Anpassung

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Vergleicht man den Welthandel mit einem Mosaik, so kann man sagen, dass kleine und mittelständische Unternehmen dessen Grundbestandteile bilden. Nur zusammen und in der richtigen Anordnung ergeben sie das Gesamtkunstwerk einer florierenden Wirtschaft. Dieses Bild lässt sich leicht auch auf den Aufbau kleiner und mittelständischer Unternehmen übertragen. Wie die Struktur und Organisation kleiner und mittelständischer Unternehmen innerhalb der Weltwirtschaft, müssen auch Prozesse im Unternehmen klar definiert sein. Da der Wettbewerbsdruck deutscher Mittelständler durch die Liberalisierung des Welthandels und die globale Verflechtung der Absatzmärkte von Jahr zu Jahr steigt, müssen sich kleine und mittelständische Unternehmen zunehmend spezialisieren, um sich am Markt behaupten zu können. Die Geschäftsmodelle werden dadurch komplexer und die Wertschöpfungsketten länger. Eine klare Organisationsstruktur, direkte Kommunikation und definierte Geschäftsprozesse bilden daher die Grundlage, um einen Platz am Markt behaupten zu können und wirtschaftliche Erfolge zu generieren.

Der Mittelstand bestätigt: Prozessoptimierung als Wachstumsgarant
In Kooperation mit der Universität Würzburg, führte die PricewaterhouseCoopers AG (PwC) eine Studie zum Thema Prozessmanagement und Ablauforganisation durch. Befragt wurden 239 Führungspersonen aus Deutschland und Österreich. 95 Prozent der befragten Unternehmer sehen die Ablauforganisation als einen wichtigen beziehungsweise sehr wichtigen Bestandteil des Unternehmenserfolges an. Das Ergebnis der Studie bestätigt: Optimierte Geschäftsprozesse sind zielführend für ein langfristiges Wachstum und Profitabilität. Den Zusammenhang zwischen dem Unternehmenserfolg und der Ablauforganisation erkennen immer mehr Firmen. So gehen 50 Prozent der Befragten davon aus, dass das Geschäftsprozessmanagement in Zukunft eine noch größere Rolle für den Erfolg spielen wird.

Wachstum erfordert Anpassung
Zwei von drei mittelständischen Unternehmen betrachten Wachstum als einen wichtigen Erfolgsfaktor. Zielstellung ist meist, in den nächsten drei bis fünf Jahren um mehr als zehn Prozent zu wachsen. Dabei spielt die Entwicklung aus eigener Kraft eine entscheidende Rolle. Während unserer Beratungstätigkeit haben wir häufig festgestellt, dass die internen Strukturen und Abläufe der Unternehmen nicht an die schrittweise wachsende Geschäftstätigkeit angepasst wurden. Aus der ehemals bei Gründung „handvollen“ Belegschaft ist in wenigen Jahren häufig ein typisch mittelständisches Unternehmen mit durchschnittlich 50 Mitarbeitern entstanden. Die internen Hierarchien und Strukturen sind jedoch oftmals unverändert geblieben, was die Abläufe erschwert. Studien belegen eindrucksvoll, dass eine funktionierende Ablauforganisation ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, um sich durch Effizienzsteigerung langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Struktur schafft Effizienz
In den meisten Fällen sind die internen Schwierigkeiten, wie zum Beispiel eine unzureichende Produktivität, bekannt. Die Unternehmen existieren bereits seit längerem am Markt und die Strukturen sind weitestgehend eingefahren. Sinnvolle Änderungen werden meist aus Bequemlichkeit nicht umgesetzt. Ein externer Dritter kann in solchen Fällen zu neuen Impulsen verhelfen. Vor allem Mitarbeiterinterviews haben uns in fast allen Beratungen wichtige und nützliche Informationen geliefert, die letztendlich zu einer Optimierung geführt haben. Zunächst wird dafür die aktuelle Situation im Unternehmen analysiert. Die Aufnahme des Ist-Zustandes beschäftigt sich mit den einzelnen Geschäftsprozessen und der Unternehmensorganisation. Die Restrukturierung der Gesamtorganisation muss dem Ziel folgen, dem Unternehmen eine möglichst schlanke, schnelle und leicht verständliche Aufbau- und Ablauforganisation zur Verfügung zu stellen. Dadurch lassen sich Kosten sparen und gleichzeitig die Effizienz steigern. Natürlich gibt es keine Pauschallösungen. Jedes Unternehmen ist anders und braucht individuelle strategische Lösungsansätze.

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