Projekte sind wie Expeditionen - Gefahren lauern überall

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Wichtiges Anliegen ist es hier, auf die wesentlichen potentiellen Schwierigkeiten bei der Durchführung von Projekten hinzuweisen. So sollte am Anfang eines Projektes die alte Projektleiterweisheit

„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie dein Projekt endet.“

beherzigt werden. Diese „Weisheit“ unterstreicht die Bedeutung einer gründlichen Vorbereitung, der Planung eines Projektes. Wie schnell führt in der Praxis eine Idee zu einem Auftrag, zu einem Projekt das sich bei näherer Betrachtung als umfangreich herausstellt:

  • Die Unterstützung von Dritten wird benötigt.
  • Die verfügbare Zeit reicht schon heute für das Tagesgeschäft nicht aus. Welche Aufgaben können zurückgestellt werden?
  • Über ein Kostenbudget wurde nicht gesprochen.
  • Der Auftrag ist nicht exakt spezifiziert. Was soll das genaue Ergebnis sein?
  • Wie sollen die Betroffenen, anderer Funktionen eingebunden werden?
  • Welche Unterstützung kann vom Auftraggeber erwarten werden?

Mag auch nicht jede Übertragung einer größeren Aufgabe so ungeplant erfolgen, so sind es jedoch eindeutige Zeichen dafür, dass ein Projekt mit allen Konsequenzen aufgesetzt werden sollte, wenn sich diese Fragen so stellen. Wenn keine gründliche Planung erfolgt, dann wird mit sehr großer Wahrscheinlichkeit das Ergebnis des Projektes lauten:

  • Erwartetes Ergebnis nicht erreicht,
  • mehr Ressourcen benötigt als erwartet,
  • erhebliche Zeitverzögerungen.

Hilfreich und einprägsam ist der Vergleich mit einer Expedition. Analog dazu ist zu überlegen,

  • welche Ausrüstung und welche Ressourcen werden benötigt,
  • welche externen Personen werden unterstützen oder behindern,
  • welche Personen werden benötigt, die die physischen und sozialen Voraussetzungen mitbringen, um auch kritische Situationen zu bewältigen?

Für ein „normales“ Projekt bedeutet es folgendes zu analysieren, zu planen und zu klären:

  • Welche Personen oder Personengruppen sind am Projekt direkt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen der Projektziele oder Projektergebnisse betroffen.
  • In welchen Teilprojekten, Hauptaufgaben, Teilaufgaben und Arbeitspaketen kann das Projekt unterteilt werde und welche Ressourcen werden dafür benötigt.
  • Mit dem Aufraggeber ist eindeutig zu vereinbaren, was das Ziel ist, was erreicht werden soll (Lastenheft) und hiervon ausgehend ist zu planen wie das Projekt diese Vorgaben erreichen will (Pflichtenheft).

Im Umfeld des Projektes kann es eine Vielzahl von Personen bzw. Personengruppen (=Stakeholder) geben, die von dem Projekt und dessen Auswirkungen positiv oder negativ berührt werden und die versuchen werden, ihre Interessen zur Geltung zu bringen. Dies kann positiv durch Unterstützung oder negativ durch Behinderung und völlige Ablehnung geschehen. Es wird daher sehr empfohlen, sich dieser Tatsache bewusst zu sein und sich auf Konfliktsituationen vorzubereiten.

Die Abläufe und Ereignisse treten in der Projektrealisierung nicht immer so ein, wie sie ursprünglich geplant wurden, es kommt zu Abweichungen zwischen „Plan“ und „Ist“. Deshalb beinhaltet das Projektcontrolling alle Aktivitäten, um das Projekt im Rahmen der Planungswerte abzuwickeln. Gegenstand der Überwachung sind primär die Termine, die Kosten und die Leistung, weitere Aspekte können die Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitsbedingungen, Unterstützung durch das Management) und die Arbeit im Projektteam (z. B. Motivation, Zusammenarbeit, Projektleitung) sein. Ziel des Projektcontrollings ist somit vorbereitend, begleitend und prüfend aktiv zu werden, um Termine, Kosten und die Qualität der Leistung im gewünschten Rahmen zu halten.

Die Projektplanung kann den tatsächlichen Projektverlauf nur theoretisch vorwegnehmen. Die Notwendigkeit zur Änderung der Projektplanung wird sich nicht verhindern lassen, denn selten wird das Produkt genau so erstellt, wie es geplant war. Während der Projektarbeit ergeben sich neue Erkenntnisse oder „Begehrlichkeiten („das könnte auch noch mitgemacht werden“). Deren Berücksichtigung führt meist zu einer Veränderung (i. A. Erhöhung) der Kosten und Termine. Daher ist es wichtig, dass die Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und genehmigt werden.

Generell ist davon auszugehen, dass es keine Veränderungen ohne Widerstand gibt und wenn es keine Widerstände gibt, gibt es keine Veränderungen. Daher wird empfohlen, sensibel potentielle Widerstände aufzuspüren und entsprechende Maßnahmen zu planen und umzusetzen. Projektarbeit führt immer zu Veränderungen. Veränderungen, die neue Verhaltensweisen, Kulturen (z.B. Kommunikationskultur, Fehlerkultur), Arbeitsabläufe, Arbeitsplatz- und Standortveränderungen erfordern. Zudem kann es sein, dass Projektmitgliedern die Anerkennung, die sie durch die Projektarbeit erfahren, nicht gegönnt wird. Es liegt daher auf der Hand, dass Projekte nicht mit ungeteilter Unterstützung rechnen können. Umso wichtiger ist es, dass sich das Team der Notwendigkeit der „Change-Arbeit“ bewusst ist und entsprechend aktiv wird. Die Einflussnahme der Stakeholder ist sehr wahrscheinlich, daher sind deren potentiellen Interessen/Widerstände zu antizipieren und geeignete Maßnahmen zu planen.

Zu diesen und weitere einführende Aspekte der Projektarbeit ist bei Jünger TRAINtools das Seminarpakete Projektmanagement Andreas Daum, Wolfgang Neumann erschienen mit Trainerleitfäden, Präsentationsfolien, Übungsanleitungen, Arbeitsmaterialien, Teilnehmerunterlagen sowie 30-Minuten-Trainingsbausteine und PC-Lernquiz in den 4 Modulen:

  • Einführung in Projektmanagement
  • Projekte erfolgreich starten
  • Qualitätsmanagement und Projektcontrolling
  • Ergebnisimplementation und Abschluss

So vorbereitet sollte es leichter gelingen, die Expedition „Projekt“ erfolgreich abzuschließen.

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