Personalcontrolling - Lückenschließer zwischen Entscheidung und Auswirkung

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Personal gilt als die wichtigste Ressource eines Unternehmens, seine Planung und Steuerung als Königsdisziplin der Unternehmensführung. Die finanzielle Bewertung zukünftiger Personalmaßnahmen wie Umgruppierungen, Neueinstellungen oder Veränderungen von Prämiensystemen stellt Planende dabei vor ebenso große Herausforderungen wie die Berücksichtigung von externen Faktoren wie Tarifabschlüsse oder Sozialversicherungsregeln. Auf diese Aufgabe ausgerichtete Werkzeuge bieten Personalcontrolling-Programme, die sich erfahrungsgemäß für Unternehmen ab 500 Mitarbeiter eignen. Die hoch spezialisierten Systeme fungieren als Bindeglied zwischen Finanzcontrolling und Human Resources, denn sie steuern effizient das Personal, verlieren dabei aber nie die Finanzen aus den Augen.

Lösungen mit Sicherheitsnetz

Professionelle Tools richten die Personalplanung an der Finanzplanung aus; das bedeutet: Vorsorge statt Nachsorge. Als planerische Basis nutzen sie Mitarbeiterstammdaten nebst Entgelt- und Zeitdaten des im Unternehmen verankerten Abrechnungssystems. Daraus generiert eine DV-Applikation eine Vorschlagsplanung, die der Anwender anschließend individuell abändern kann. Unternehmensspezifische Aspekte wie Gratifikationen, Bonus- oder Zulagenspezifika werden dabei automatisch berücksichtigt. Durch gezielte Abweichungsanalysen entwerfen Personalverantwortliche Zukunftsszenarien in Echtzeit und leiten daraus Entscheidungen ab, die zu unternehmerischem Erfolg und damit auch zur Arbeitsplatzsicherung beitragen.

Wendig statt aufwendig

Mit einem elektronischen Steuerungstool gestaltet sich Personalplanung zuverlässig und, nach einmaliger Festlegung des Rahmens, auch automatisiert. Für komplexe Unternehmensvorgänge wie Restrukturierungen sollten Zusatzfunktionen und Lösungen per Mausklick bereit stehen. Auch die für das Controlling so wichtigen Reportings und Analysen liefern gute Systeme schnell und überzeugend aufbereitet.

So visualisieren Entscheider präzise eine kombinierte HR- und Finanzsicht von Vergangenheit und Zukunft, die mit geplanten Aktivitäten in Wechselwirkung tritt. Ergebnisse sind neben Zeit- und Geldeinsparungen oft auch die Identifikation von Budgetreserven.

Gute Entwicklung mit weichen Faktoren

Personalcontrolling bezieht sich auf die strategische Steuerung von HR und arbeitet dabei vorausschauend und dynamisch. Das operative Personalcontrolling beschäftigt sich mit kurz- und mittelfristigen Betrachtungen. Es arbeitet mit harten Kennzahlen wie Mitarbeiterzahlen, Gehälter, demografische Entwicklungen des Unternehmens, Erträge und Kosten. Die quantitativen Zahlen werden einzeln oder kumuliert erfasst und bewertet.

Das strategische Personalcontrolling ist die Kür der HR-Planungen. Es dient der nachhaltigen personalseitigen Unterstützung bei der Realisierung langfristiger Unternehmensziele und Prozesse. Hierfür werden qualitative Daten über die Mitarbeiter erfasst und berücksichtigt. Dazu gehören zum Beispiel Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsbereitschaft und Entwicklungspotenziale. Die Einarbeitung von weichen Kennzahlen in Personalplanungssysteme und vor allem die zielorientierte Auswertung von ihnen gestaltet sich sehr komplex und wird nicht von allen Softwareanbietern befriedigend umgesetzt.

Personalcontrolling verankert sich also an zwei Stellen fest im Unternehmen: Es erkennt die Qualitäten und Entwicklungspotenziale der Führungskräfte sowie Mitarbeiter und integriert diese in die langfristige Personalpolitik. Parallel überprüft es bestehende Arbeitsabläufe samt deren Kostenstruktur. Das Unternehmen wird als sozioökonomisches Gesamtsystem durch HR-Software überblickt, wobei die Software als verbindendes Element beider Planungsstränge fungiert. Daraus resultieren monetäre als auch qualitative Wettbewerbsvorteile.

Zuverlässigkeit trifft Flexibilität

Oft scheitern IT-Projekte am Projektrisiko. Das Management scheut unkalkulierbare Kosten und lange Implementierungszeiten. Viele Anbieter von HR-Systemen reagieren auf diese Unwägbarkeiten mit individuellen Lösungen: Rundum-Sorglos-Pakete mit fester jährlicher Nutzungsgebühr, die neben den Software-Komponenten auch Implementierung, Dokumentation, Einweisung und Wartung enthalten. Um den Zugriff auf Daten aus Vorsystemen wie SAP® sollten sich zukünftige Anwender keine Gedanken machen; die Integration gelingt mit modernen IT-Lösungen reibungslos. Eine gelungene Personalcontrolling-Software gibt eine komplexe Form vor, in die die Daten des Unternehmens wie Wasser gegossen werden und alles findet aufwandarm seinen Platz.

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