Finanz- und Liquiditätsplanung - Teil 1

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Als ich im Dezember 2001 zu meinem ersten Termin bei Heinz Hoffmann, dem Obermeister der Bäckerinnung München eintraf, herrschte dicke Luft. Sein Ausfahrer hatte am Morgen den Transporter auf den Trambahnschienen zu Schrott gefahren. Am Telefon hing der erboste Kunde, der sich nicht eben freundlich nach dem Verbleib seiner Semmeln erkundigte und gleichzeitig eine Preisreduzierung auf die Produkte einforderte. Heinz Hoffmann hatte die Nase voll, er war so sauer, daß er drauf und dran war den Liefervertrag nicht nur mit diesem Altersheim, sondern gleich mit allen Altenheimen per Telefon zu kündigen.

Ich mußte ihn erst einmal bremsen. Nach Durchsicht seiner Zahlen, Planung für das neue Jahr, Preiskalulation, Sortimentspolitik und „Beurteilung" seiner Geschäftsbereiche war die Strategie schnell klar. Die Altenheime bleiben im Lieferumfang, aber es wurde ein Produkt, das unrentable Toastbrot, aus dem Liefersortiment genommen und ein anderes konnte aufgrund der Kalkulation gesenkt werden.

Einige Stunden später wurde der Anruf tatsächlich getätigt. Das Ergebnis war, dass Herr Hoffmann keinen Kunden verlor, sondern sein Angebot änderte und in den folgenden Wochen sogar 2 neue Kunden gewann, wodurch er sein Ergebnis im Bereich Lieferungen um 35% bis Jahresende steigern konnte.

Weiterhin wurde die Werbung künftig auf die Gewinnbringer im Sortiment konzentriert, die mengenmäßig meistverkauften Produkte wurden nun auch seine prifitablen A-Artikel und das Personal wurde entsprechend geschult. Die Erfolge ließen nicht lange auf sich warten ...All dies wäre ohne die Grundlage eines „roten Fadens“, heißt eines sich selbst erklärenden einfachen Controlling-Instrumentes nicht möglich gewesen.

Wozu benötigen wir Controlling und Finanz- und Liquiditätsplanungen?

Viele Unternehmer glauben immer noch Finanzcontrolling nicht zu benötigen. „Das haben wir schon immer so gemacht!“. „In unserer Branche geht das nicht.“ „Das macht doch mein Steuerberater.“ bekommt man zu hören.

Was passiert, wenn Ihr Steuerbüro die Kosten so gut wie möglich, aber leider „irgendwohin“ bucht? Weil niemand genaue Informationen vorgibt oder Fragen stellt? Können Sie dann Ihren Zahlen trauen? Wollen Sie mit diesen Zahlen Ihr Unternehmen steuern? Kann dies die Basis für weitere Analyseinstrumente sein? Wollen Sie von Ihrer Bank aufgrund dieser von Ihnen nicht überprüften Zahlen beurteilt werden?

Am Ende des Tages fragen Sie sich dann warum auf dem Konto so wenig übrig bleibt, obwohl Sie viel arbeiten und evtl. sogar den Umsatz steigern konnten? Aber wo bleibt das Geld? Zusätzlich fallen Steuernachzahlung aufgrund des Vorjahresabschlusses an und die Frage drückt:– woher nehmen wir das Geld?

Wir benötigen also Finanz- und Liquiditätsplanung aus 2 Gründen:

  • Zum einen, weil „ aus dem Bauch heraus“ heute nicht mehr reicht. Die Erfahrung zeigt, dass die Unternehmensführung ohne Steuerungsinstrumente nicht mehr funktionieren wird. Nur wer plant kennt sein Ziel, nur wer plant kann Abweichungen frühzeitig erkennen, Schwachstellen analysieren und geeignete Massnahmen einleiten und wissen ob überhaupt noch wirtschaftlich gearbeitet wird. Die Unternehmen und Märkte ändern sich laufend. Wir benötigen die Zahlen bis Ende 2007, um richtige Entscheidungen treffen zu können. Erst diese Zahlen beinhalten wichtige Informationen für Sie im Unternehmen, für Ihren Steuerberater und die Bank.
  • zum anderen müssen Sie sich immer öfter nach außen präsentieren und diese Planungen vorlegen, z.B. bei Banken = Marketing der Unternehmensführung nach aussen: F&L heißt nichts anderes, als die Verantwortung für Ihre Finanzen selbst in die Hand zu nehmen und sich nicht von aussen steuern zu lassen.

Wie machen es also erfolgreiche Bäckereien?

Haben erfolgreiche Unternehmen einfach nur Glück ?

Der Schlüssel zu Erfolg und guter Steuerung liegt in der Bereitschaft höhere Risiken einzugehen, aber mit System:

Im Herbst 2001 besuchte Heinz Hoffmann eine Bankenveranstaltung, um sich zu den Themen „Basel II“ und „Rating“ schlau zu machen. Die Münchner Genossenschaftsbank hatte die Firma Zahlwerk GmbH als Referenten eingeladen. Nach dem Vortrag sprach mich Herr Hoffmann an und wir vereinbarten einen Termin.

Bislang hatte er seine betriebswirtschaftlichen Entscheidungen meist „aus dem Bauch“, sprich aus der Erfahrung heraus getroffen. Nun war er auf de Suche nach einem einfachen Kalkulationsinstrument. In seinem ständig expandierenden Betrieb wollte er aber künftig doch ein Instrument einsetzen, das sein Unternehmen genau abbildet, einzelne Bereiche bewertet und einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation liefert. Dabei war es ihm wichtig, bei leichter Bedienbarkeit und mit möglichst geringem Aufwand die nötigen Informationen zu bekommen. Er wollte aber nicht nur eine umsatzabhängige Auswertung der verschiedenen Bereiche: Bäckerei, Stehcafé, Konditorei und Großkunden, sondern der „Durchblick“ sollte bereits in der Backstube beginnen.

In seinem Unternehmen fertigen und verkaufen 35 Mitarbeiter eine große Produktpalette. Der Umsatz gliedert sich in 45 Prozent Lieferung und 55 Prozent Verkauf der eigenproduzierten Backwaren über die Ladentheke. Handelswaren fehlen gänzlich in der Produktpalette, es gibt keine Filialen.

Zusammen mit Heinz Hoffmann haben wir eine maßgeschneiderte Lösung für Bäckereien entwickelt, die den Betriebsinhaber in die Lage versetzt, bei Investitionsanfragen an die Bank zu jedem gewünschten Zeitpunkt aktuelle Zahlen zu liefern. Er kann sich im Vorfeld mittels eines „Planspieles“ Investitionen für einzelne Geschäftsbereiche oder auch das gesamte Unternehmen durchrechnen, sieht die Rentabilität kurz-, mittel- und langfristig. Durch diese aktuelle Zahlenaufbereitung ist er jetzt auch in der Lage, Preissenkungen oder -steigerungen, Urlaubszeiten mit Umsatzrückgang etc. in der Planung zu berücksichtigen und agemessen darauf zu reagieren. Selbst Fragen wie „Wie sieht mein erwartetes Jahresendergebnis aus? Was bedeutet dies für meine Liquidität? Welche Strategie verfolge ich bei Gewinnen oder Verlusten? Kann ich mir Gehaltserhöhungen oder Investitionen überhaupt leisten? Welche Zahlen lege ich beim nächsten Bankgespräch vor?“ kann er jederzeit beantworten. Auch die Aufstockung des Mitarbeiterstammes kalkuliert sich der Obermeister der Innung München im Vorfeld durch. Durch die aktuellen Soll-/Istvergleiche kann er schnell eine fundierte Entscheidung fällen.

Aus dem Kalkulationsprogramm ist für den Unternehmer Hoffmann ein unverzichtbares Planungsinstrument geworden.

„Auch wenn ich mit meinen Prognosen aus dem Bauch in der Vergangenheit nie ganz falsch lag, jetzt bin ich in meinen Entscheidungen absolut sicher und trete auch entsprechend bei der Bank oder dem Steuerberater auf. Weil die finanzielle Situation – nicht nur in München – für viele Bäckereien immer schwieriger wird, und deshalb die Banken immer häufiger bei Kreditanfragen im Vorfeld vergleichbare Zahlen auch von Handwerksbetrieben fordern, sind verlässliche Zahlen ein unschlagbares Argument bei den Verhandlungen.Ich kann jetzt vor einer Entscheidung genau durchspielen, welche Konsequenzen zu ziehen sind, wenn mir ein Kunde wegbricht oder eine Lieferung nicht rechtzeitig eintrifft.“

FAZIT – Drehen Sie an den Stellschrauben des Erfolges:

  • Machen Sie sich unanbhängig von Beratern!
  • Setzten Sie sich mit ihren eigenen Zahlen eigenverantwortlich auseinander!
  • Denken und planen Sie vorausschauend!
  • Planen Sie bis ins Detail Finanzen und Liquidität!
  • Handeln Sie schnell und effektiv!
  • Machen Sie Ihre Finanzen transparent!
  • Arbeiten Sie übersichtlich mit einem verständlichen, einfachen, unkompliziertem System, haben kein kostengünstiges weil unverwendbares „Alibi-Instrument“ im Schrank!
  • 1 x im Monat schneller Überblick
  • Handeln Sie rechtzeitig!
  • Besitzen Sie den „roten Faden“ durch ihr Unternehmen!
  • Erkennen Sie „Ausreisser“ sofort!
  • Treffem Sie keine Entscheidung ausschließlich „aus dem Bauch“ heraus

Ich kann Ihnen nur empfehlen, die Verantwortung für Ihre finanzielle Unabhängigkeit nicht anderen zu übertragen. Nicht dem Staat, nicht der Bank, nicht dem Steuerberater und nicht dem Unternehmensberater. Die Verantwortung für Ihre Zahlen gehört an Ihren Tisch!

Wie das einfach geschehen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Der rote Faden zur Unternehmenssteuerung

Ziel ist es: die mtl. Zahlen vom Stb nicht abzulegen sondern weiter leben zu lassen, um sein Unternehmen selbst anhand der Zahlen zu steuern, die richtigen Marktstrategien entwickeln zu können, um unter dem Strich, das heißt auf dem Bankkonto, mehr übrig zu behalten! Einfach – schnell und effektiv!

Trockene Worte für ein sehr spannendes und interessantes Thema!

Der rote Faden heißt: Übernahme der Zahlen des Steuerberaters, Überblick über das erwartete Jahresendergebnis, Liquiditätsrechnung, Diagramme, Abweichungsanalysen, Planspiel, Presikalkulation, Werbung.

Diese Serie soll Ihnen dabei helfen

  • Ihre eigenen Zahlen zu verstehen und die Scheu vor den Zahlen zu verlieren
  • eine geeignete Darstellungsform zu entwickeln
  • Ihren Liquiditätsbedarf bis Jahresende einzuschätzen
  • unabhängig von externer Beratung zu werden
  • mit Hilfe dieser Zahlen sein Unternehmen zu steuern
  • sich selbst besser zu motivieren
  • Ihre Produkte zum richtigen (= gewinnbringendem) Preis zu verkaufen
  • Ihre Angebotspalette zu überdenken
  • sich von Konkurrenten abzuheben und wiedererkennbar („Marke“) zu werden
  • mehr Zeit für andere Dinge zu bekommen

Die meisten Menschen setzen Controlling entweder überhaupt nicht, oder übermassiv frei nach dem Motto "mehr ist mehr" ein. Das raubt Ihnen viel Zeit und Nerven. Sie werden im Laufe dieser Reihe feststellen, dass weniger oft mehr ist.

Aber auch Finanz- und Liquiditätsplanung muß, wie alles im Leben, gelernt sein - und dazu bietet sich diese Serie an.

Lesen sie nächste Woche dazu: Instrumente zur Steigerung der ertragskraft und Erhöhung der finanziellen Sicherheit, Jahresendergebnis, Liquidätsplanung und vieles mehr.

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